エクセル基礎講座　第9回～表に入力～

ネロリ

こんにちは。ネロリと申します。

インスタからご訪問してくださった方、検索から来てくださった方。ありがとうございます！
みなさまのエクセルスキルアップにつながる発信ができるよう、心がけています。

こんな風に考えています

スキルを磨いて、できることを増やせば、

★給料アップにもつながるかも！
★作業の効率化も図れて、無駄な残業ナシ！

職場でも「エクセルのことなら●●さんに聞こう」と頼られる存在になれるかもしれません。
ゆっくりでいいので、一緒にがんばりましょう。

表に数値や文字を入れ、グラフにしたり印刷をしたりするのがエクセルは得意です。仕事でもこういった作業が多いです。何度もやってみて慣れていきましょう。
オートコンプリートという機能を使って効率よく文字を入れたり、大量のデータを入れるときのちょっとしたコツをご紹介します。

表に数字や文字を入力してみよう

では、ブック（ファイル）を開いてみましょう。（パソコンでお試しください）

下記のリンクからどうぞ

エクセル基礎講座用に用意したブック（ファイル）がありますので、よろしければそちらを開き、作業するとより分かりやすくなると思います。

データ入力の練習.xlsx を開く

開いたら「販売実績」シートをクリックしましょう。

文字の入力　オートコンプリートを使って効率のよい入力

左の見本に従って、右側の表を作成してみます。

「商品名」の「スキャナー」の下から始めましょう。

「レーザープリンター」の「れ」だけを入力た時点で、
「レーザープリンター」という文字が出てきます。

これは「オートコンプリート」という機能が働いているからです。

同じデータを繰り返し入力しているとエクセルが
「それ、さっきも入力しましたよね」
ということで、変換して出してきてくれる機能です。

「れ」を入力し、「レーザープリンター」と表示されたら、エンターキーを押して確定させましょう。これOKです！

一文字入れただけで、次の入力に移れますので、作業が楽になり、大量のデータ入力の時にとても助かります。

商品名だけでなく、隣の列の「担当者の名前」も同じようにオートコンプリートが使えますので、お試しくださいね。

上書き保存をしよう

文字の入力ができたら、ここでいったん「上書き保存」をしておきましょう。

この「上書き保存」は、慣れない頃は忘れがち。
でも、せっかくがんばって入力した数字が、パソコンのトラブルなどで消えてしまうことも、起こるんですよね・・・。
そんなときに「上書き保存」ができていれば、たとえトラブルでパソコンの電源が切れてしまっても、上書き保存できていたところまでは、大丈夫です！！残っています。

「ファイル」→「上書き保存」でＯＫです。
ここまでの入力状態が、保存されました。

でも、この方法はちょっと手数が多いです・・・。

データを無くさないためにも、何回もやっておきたい「上書き保存」。

もっと簡単にできる方法が、下記の
「ショートカットキー」を使う方法です。

これは、エクセルだけに限らず、ほかのソフトでも同じキーなので、速攻で覚えてしまいましょう！

ショートカットキーを覚えよう

では、やってみましょう。

上書き保存のショートカットキーは、Ctrl + S

左手の小指を、Ctrlキーに置いて。
左手の中指を、Sキーに置いて。
押し方は、Ctrlキーを先に押しっぱなしにします。そのあとにSキーをポンと軽く押します。
これで、上書き保存ができました！

「ファイル」→「上書き保存」よりも、時短できますのでぜひこのショートカットキーを覚えて使ってみてくださいね！

数字の入力

では次に、数字を入力してみましょう。

「身長と体重」という「ワークシート」があります。
文字の上をクリックして開いてみましょう。

このような表を用意しています。

やってみよう！

見本（下の表）の年齢の数字を、上側の同じ位置に入力してみましょう。

ここでのポイントは、最初に日本語入力を「オフ」にしておくことです。

手順の説明

C3（田中の年齢）をクリックします。
25　と入力し、
エンターキーを押して確定させます。
緑の枠が下に降りるので、引き続き「山田の年齢」の数字　30　を入力します。
これを続けます。

日本語入力を「オフ」にしておくことで、エンターキーを押す回数が1回で済みます。

つい、日本語入力「オン」（「あ」の状態）で入力を進めてしまうこともあります。
入力自体はできますので、データを入れる数が少ないときは、そのままでも大丈夫です。入力をやり直さなきゃダメ？なんていう心配はありません。

効率的な数字の入力

少し小さめの表で、確認してみます。

お伝えしたいことは、
上から３番目の男性の身長「180」を入れた後の動きについて、普通に入力すると、「ムダな動き」が多いので、これを避けよう！ということです。

手順の説明

身長と体重の数字を入力する範囲を選択しておく
日本語入力オフ
男性の身長「180」入力後、エンターキーを押すと、男性の体重「60」を入力するセルに、自動で移動
数字が連続で入れられます
全部入力が終わったら、選択範囲「以外」の場所をクリックして選択解除

ポイントは2つ！

連続して数字を入力する範囲を、選択しておくこと
日本語入力を「オフ」（Aの状態）にしておくこと。

普通に入力すると、「180」入力の後、
エンターキーを押しますので、緑の枠は下に降ります。

次の動作は、
キーボードから手を離し、マウスに持ち替えて、一番上の男性の体重「60」を入力するために、セルをクリックすることになりますよね。
この「キーボードからマウスへの手の移動」をやめて、効率的に数字入力ができる方法のご紹介でした。

ショートカットキで上書き保存

ではここまでできたら、上書き保存しておきましょう。

上書き保存のショートカットキーは、Ctrl + S

でしたね。

今回のまとめ

範囲選択をしてから入力を始めると、エンターキーの動きを制御できるので、入力が効率化できる。

何度も同じ文字の入力がある時は、「オートコンプリート」機能が便利。

「上書き保存」は頻繁にするクセをつけよう。ショートキーは「Ctrl」+「S」。左手だけでやってみよう。

何度も使って練習してみてくださいね。

ネロリ

今日は、いったんここまでです。
ではまた次回の講座でお会いしましょう。